Pessoas importantes e muito ocupadas

Que fazer quando temos alguém no projecto, com grande peso (peso em termos de responsabilidade no projecto :-) ), e não tem tempo para nós? Precisamos que este tipo leia um documento com 50 páginas e sempre que estamos a falar com ele o telemóvel toca sem parar. Aqui vão algumas tácticas:

Marcar a reunião com antecedência: Se lhe propusermos uma reunião para amanhã ele vai dizer que não pode, logo a seguir perguntamos e que tal de hoje a oito? Ele vai ter mais dificuldade em dizer não duas vezes e uma reunião daqui a uma semana provavelmente não terá nada marcado. Não se esqueçam é de "obrigar" a colocar a reunião logo na agenda dele.

Um forte aliado: Se existe uma pessoa com o mesmo peso do nosso amigo ocupado, e também tem que participar na reunião, tente que seja esta pessoa a marcar a reunião.

A maneira como pedimos: Não se esqueça também que ao pedir a reunião deve passar pelos seguintes pontos:

Eu sei que tens pouco tempo e muitas responsabilidades (Estamos a compreender a situação dele)
mas preciso desta reunião senão o meu projecto incorre em mais atrasos (O nosso lado emocional)
com este documento aprovado temos os requisitos para prosseguir com o projecto que visa aplicar na prática a tua estratégia para o departamento (O que ele tem a ganhar com a reunião)
podemos marcar então a reunião para de hoje a oito às 10h para finalizar a aprovação do documento? (Mostrar claramente o que pretendemos dele)


Espero que ajude,

Bruno Fernandes