sexta-feira, 26 de fevereiro de 2010

Gestão Projecto

Um projecto é por definição um conjunto de actividades que, utilizando um conjunto de recursos diversos, executados num prazo de tempo limitado, permitirá alcançar um determinado objectivo.

Uma definição tão simples, a que correspondem normalmente realidades tão complexas.

Cabe-nos a nós, GP, fazer com que em cada projecto os objectivos alcançados sejam o mais próximos possível dos definidos, cumprindo com a utilização de recursos prevista.

Quem disse que a vida de um GP é fácil desengane-se, mas de uma coisa podem ter a certeza, é intensa, dinâmica e recheada de desafios que nos “alimentam” e nos dão animo para a luta do dia a dia.

Conceição Ribeiro

segunda-feira, 22 de fevereiro de 2010

E surgiu um conflito...

Quem é que nunca presenciou/liderou uma reunião em que, após uma troca de ideias ou alguns argumentos, alguém não concorda e... entra em conflito? Certamente a todos.
Devem estar a lembrar-se daquela vez em que alguns dos envolvidos no projecto entraram em discórdia/conflito. Este, pode ser provocado por falhas de comunicação, incompatibilidade de objectivos, stress, ou mesmo problemas de índole pessoal, sentimentos que podem tornar as pessoas mais emotivas, podendo interferir com o trabalho.
Seja qual for a sua origem, um conflito é demasiado importante para não ser levado em consideração.
É ao gestor de projecto (ou outro líder no caso de uma reunião em que o gestor não se encontre) que cabe a redução/resolução dos conflitos.
Existem várias formas de lidar com os conflitos, dependendo da situação que os gera, tais como:
  • Acomodação - para não continuar o conflito, uma parte cede, dando razão à outra;
  • Supressão - quando existem temas mais importantes para discussão, ignora-se o conflito por forma a que termine por si só;
  • Colaboração - quando o tema é demasiado importante e ambas as partes têm razão, saem ambas a ganhar, atingindo o cada uma o seu objectivo.
Acima de tudo, é necessário entender a o que gera um conflito para que... não se volte a repetir!

sexta-feira, 19 de fevereiro de 2010

Pessoas importantes e muito ocupadas

Que fazer quando temos alguém no projecto, com grande peso (peso em termos de responsabilidade no projecto :-) ), e não tem tempo para nós? Precisamos que este tipo leia um documento com 50 páginas e sempre que estamos a falar com ele o telemóvel toca sem parar. Aqui vão algumas tácticas:

Marcar a reunião com antecedência: Se lhe propusermos uma reunião para amanhã ele vai dizer que não pode, logo a seguir perguntamos e que tal de hoje a oito? Ele vai ter mais dificuldade em dizer não duas vezes e uma reunião daqui a uma semana provavelmente não terá nada marcado. Não se esqueçam é de "obrigar" a colocar a reunião logo na agenda dele.

Um forte aliado: Se existe uma pessoa com o mesmo peso do nosso amigo ocupado, e também tem que participar na reunião, tente que seja esta pessoa a marcar a reunião.

A maneira como pedimos: Não se esqueça também que ao pedir a reunião deve passar pelos seguintes pontos:

Eu sei que tens pouco tempo e muitas responsabilidades (Estamos a compreender a situação dele)
mas preciso desta reunião senão o meu projecto incorre em mais atrasos (O nosso lado emocional)
com este documento aprovado temos os requisitos para prosseguir com o projecto que visa aplicar na prática a tua estratégia para o departamento (O que ele tem a ganhar com a reunião)
podemos marcar então a reunião para de hoje a oito às 10h para finalizar a aprovação do documento? (Mostrar claramente o que pretendemos dele)


Espero que ajude,

Bruno Fernandes

terça-feira, 16 de fevereiro de 2010

EVM, quando e como?

É uma questão que me coloco há algum tempo. Como docente de Gestão de Projecto, transmiti ao mesmo formandos a relevância do rigor do SPI, CPI e outros indicadores fornecidos pelo Earned Value Management. Como gestora de projectos na área das tecnologias de informação (TI) em empresas não TI, confesso que não consegui aplicar este método a não ser em casos que chamaria de laboratório (por terem sido experiências sem efeitos práticos para além da equipa de gestão de projecto). A venda do método EVM junto dos sponsors de projectos TI, quando as TI não são o core business, não é fácil quando implica rever/implementar processos de recolha de informação no terreno (e.g. Time-sheets ) e aumentar o peso da gestão para validação e tratamento dos dados . Na maioria dos casos, os tradicionais relatórios de progresso e controlo de orçamento servem perfeitamente. Dados os problemas de implementação que coloca o EVM, sou levada a concordar.
Será possível identificar critérios (e.g. industria, maturidade da organização, dimensão do projecto) que definam os projectos onde EVM deve ser “imposto”?

sábado, 13 de fevereiro de 2010

Gestão de Riscos

Um risco é um problema potencial que poderá ocorrer no futuro.
Muitos problemas podem ser antecipados e, dependendo do estado em se encontre o projecto, o gestor de projectos poderá ser mais reactivo ou pro-activo.
A gestão de risco é um processo pro-activo, que visa eliminar os problemas potenciais antes da sua ocorrência.
Alguns dos riscos comuns nos projectos são:
- Falta de comprometimento de recursos com plano e com o projecto;
- Tempo e estimativas de custos demasiado optimistas;
- Responsabilidades/funções mal definidas ou mal entendidas;
- O contributo dos stakeholders não é requerido ou as suas necessidades não estão suficientemente claras;
- Mudanças de requisitos ou novas exigências depois do projecto ter começado;
- Comunicação deficiente, originando mal entendidos, fraca qualidade ou duplicação de trabalho.
Para além da construção da matriz de probabilidade-impacto, podemos aqui partilhar experiências e mecanismos para monitorar/controlo e mitigar as consequências dos riscos.

sexta-feira, 5 de fevereiro de 2010

Ferramentas de gestão de projectos

Muitas vezes, demasiadas, talvez, quando se fala em gestão de projectos, imediatamente surge em conversa o MS Project (passe a publicidade, mas a conversa tem de passar por referir os nomes).
Nada contra a ferramenta em causa, ou outras de semelhante utilidade. Já fica com sabor a pouco que a gestão de projectos com essa(s) ferramenta(s) se resuma a um Gantt Chart e pouco mais.
Por isso, e porque gerir projectos é também utilizar mecanismos e ferramentas que permitam planear, comunicar, controlar, alterar planos de projectos, envolvendo âmbito, recursos, custos, qualidade, riscos…penso ser útil falar-se aqui de ferramentas de apoio ao gestor de projecto.
Podem ser suites aplicacionais integradas, como o MS Project ou outras, que podemos aqui ajudar a caracterizar, dando dicas, colocando dúvidas, comparando, contando experiências.
Mas podem ser ferramentas simples de reporting, que permitam tirar a fotografia ao estado do projecto e com isso comunicar a todos os interessados, ou ferramentas complexas de gestão integrada de portfólio. Gostaria que este fosse, mais do que um espaço de discussão, um espaço de partilha de experiências, documentos, exemplos de boas práticas, análise de ferramentas, aprendizagem conjunta de utilização de ferramentas para simplificar a vida ao gestor de projectos.
Comprometo-me eu próprio a colocar, com algum tempo, documentos de apoio e referências que posam contribuir para o objectivo. Devo dizê-lo, vou agir sem plano.

quinta-feira, 4 de fevereiro de 2010

Histórico de decisões

É muito importante mantermos um histórico de decisões do projecto actualizado pelos seguintes motivos:

1. Integramos as decisões num único repositório facilitando a sua posterior consulta;
2. Se nos confrontarem com determinada decisão, sabemos mais rapidamente quem a tomou e qual e evidência da decisão (Acta de reunião, e-mail, documento);

Sim, tal como leu é importante mantermos um controlo na evidência de decisão. Quando a decisão é tomada numa reunião ou através de um simples e-mail a evidência é fácil de provar, todavia as decisões de corredor são as mais difíceis de manter o rasto. Aconselho então, depois de qualquer decisão tomada num ambiente informal, a enviar um e-mail com a decisão tomada para a pessoa que a tomou, de forma a termos uma evidência desta. Se a pessoa não concordar com o que está escrito irá necessariamente fazer reparos. Se não responder … tal como o velho ditado diz:

“Quem cala, consente”