Actividades insignificantemente fatais

Quantas vezes acontece que um projecto se atrasa porque alguém se esqueceu de uma pequena actividade, quase insignificante, mas intransponível?

Recuperar dessas situações pode ser muito complicado. A responsabilidade será sempre do Gestor de Projecto (GP) pois é a ele que compete garantir a realização das actividades de forma integrada.

O problema é que estas pequenas actividades surgem no projecto (são identificadas ao GP) a propósito de uma actividade central, em situações mais informais (num telefonema, numa conversa), quase como irrelevantes. A razão para essa quase clandestinidade é que, na maioria das vezes para as equipas que as realizam, essas pequenas tarefas são pormenores, tarefas do dia-a-dia.

Prevenir estas situações exige o registo destas tarefas e o seu controlo periódico.

Para mim, não é solução ir acrescentando ao plano do projecto todas estas pequenas tarefas pela sobrecarga que exige ao fragmentarmos muito as tarefas com estes pormenores. Em vez disso, utilizo um registo de log onde identifico e caracterizo as pequenas tarefas.

Para a estrutura do registo do log considero:

· Descrição – descrição sucinta da tarefa

· DataIdentificação – data em que foi identificada

· ResponsávelExecução – Quem é responsável pela execução

· DataConclusão – Data em que a tarefa tem de estar concluída

· Estado – Estado da tarefa {Aberta, Fechada, Em Execução}

· Comentário ao estado – Observação à situação

Normalmente, uso o Excel para manter este registo. No entanto, o suporte não é importante.

Fundamental é partilhar este registo com a restante equipa de projecto.

Como resolvem esta questão? da mesma maneira?